În fiecare zi, ne confruntăm cu un torent neîntrerupt de informații și solicitări: emailuri, discuții, idei spontane, documente de revizuit și cereri primite rapid, „pe fugă”.
Fără un proces clar prin care aceste informații să circule, ele se pierd. Iar odată cu ele, se instalează stresul dat de senzația că „pierdem lucruri”.
Mi-a trebuit timp să pun la punct un sistem simplu, dar robust, care să mă mențină organizat, indiferent de cât de aglomerată este o perioadă. Astăzi, îl folosesc reflex, fără să necesite un efort suplimentar de gândire. Sistemul meu se bazează pe patru etape esențiale:
Capture → Organize → Review → Engage
Frumusețea acestui workflow personal este că nu depinde de nicio aplicație anume. Poți lucra la fel de eficient cu Notion, Todoist, Obsidian, Apple Notes, Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Drive, Tasks, Keep, Docs, Sheets, Slides) sau chiar cu un caiet. Ceea ce contează cu adevărat este logica procesului, nu instrumentul.
De ce un sistem este mai puternic decât motivația
David Allen, autorul cărții Getting Things Done, a exprimat elegant ideea de bază:
„Creierul nostru e făcut să genereze idei, nu să le depoziteze.”
— David Allen
Ne pricepem de minune să venim cu idei noi, dar creierul este un spațiu de stocare extrem de ineficient.
Dacă încercăm să ținem minte totul, vom uita inevitabil detalii importante și vom trăi o stare de anxietate latentă.
În același spirit, obiectivele majore nu sunt atinse doar prin motivație. Ceea ce ne menține disciplinați este, de fapt, sistemul de lucru, așa cum subliniază James Clear în Atomic Habits:
„Nu ne ridicăm la nivelul scopurilor noastre. Cădem la nivelul sistemelor noastre.”
— James Clear
Cu alte cuvinte, în zilele bune, toți suntem productivi. Un sistem solid este conceput special pentru zilele dificile – acelea când suntem obosiți, distrași sau pur și simplu copleșiți.
Sistemul meu se bazează pe trei principii esențiale:
- Voința și motivația sunt resurse fluctuante. Nu putem construi o organizare stabilă pe o bază atât de imprevizibilă.
- Un sistem eficient te ajută să avansezi chiar și în zilele proaste, nu doar în cele ideale.
- Disconfortul inițial al adoptării unei noi rutine este întotdeauna mai mic decât stresul recurent de a simți că pierzi controlul asupra proiectelor tale.
Patru tipuri de informații pe care le gestionăm
Aproape orice element pe care îl întâlnim în mediul de lucru sau personal poate fi încadrat într-una din aceste categorii:
- To-dos (sau elemente de lucru concrete)
- Idei (observații, insight-uri, ipoteze noi)
- Note (din întâlniri, articole, cărți sau prezentări)
- Fișiere / Media (documente, screenshot-uri, PDF-uri)
Un sistem de productivitate eficient trebuie să gestioneze fluid toate aceste fluxuri.
Etapele Workflow-ului CORE: Capture → Organize → Review → Engage
1) Capture: Înregistrezi imediat și stabilești o scadență
Scopul principal este să nu depinzi de memorie.
În secunda în care apare un to-do sau o idee relevantă, o captezi pe loc și îi atribui o dată de scadență (due date).
Exemplu concret:
În timpul unei discuții, un coleg îți spune: „Te rog, trimite-mi un sumar cu rezultatele trimestriale până joi.”
Deschizi imediat aplicația de to-dos (ex.: Google Tasks, Todoist) și notezi:
- „Raport sumar rezultate Q3”
- Scadență: joi, ora 10:00
- Adaugă o notă: „Include graficul de vânzări pe regiuni”
Acest proces nu ar trebui să dureze mai mult de 7-10 secunde.
Dacă nu există o scadență reală, setezi scadența pe astăzi. Astfel, elementul ajunge garantat în sesiunea ta de revizuire de seară.
Regula de bază a etapei de Captură:
Captură = Conținut + Scadență (reală sau de triere).
Fără o scadență setată, elementul devine invizibil în sistem.
2) Organize: Atribui contextul minim necesar
Acum, oferi informației un spațiu clar în arhitectura ta:
- Lista de apartenență (ex.: Work / Personal / Proiect X)
- Etichete de categorizare (ex.: Finanțe, Marketing, De citit)
- Estimarea timpului necesar (ex.: 30 min, 2h)
- Link către documentul sau folderul relevant
Exemplu:
To-do-ul de mai sus primește următoarea structură:
- Listă: Work
- Etichete: Raport, Q3, Analiză
În această etapă, nu intri în detaliile planificării, ci doar așezi elementul la locul potrivit.
3) Review: Revizuirea care menține sistemul funcțional
Fără o revizuire constantă, sistemul se sufocă rapid și devine inutil.
Revizuirea stabilește ce anume faci efectiv și când.
Ritmul recomandat:
Personal, eu fac o revizuire de trei ori pe zi, asigurând o claritate constantă a priorităților:
| Sesiune | Durată (Aprox.) | Obiectiv | Instrumente Revizuite |
| Dimineața | 10 min | Ierarhizezi sarcinile zilei și confirmi planul. | Email, Calendar, Lista de To-dos (Google Tasks/Todoist). |
| După-amiaza | 5 min | Verifici dacă e nevoie de recalibrări din cauza urgențelor apărute. | Inbox-ul (Email), Lista de To-dos. |
| Seara | 10–15 min | Cea mai importantă sesiune: Procesezi complet tot ce s-a adunat. | Note de Captură (Google Keep/Apple Notes), To-dos, Email, Fișiere. |
Ce se întâmplă în Revizuirea de Seară:
- Clarifici scadențele de triere (cele setate pe „astăzi”).
- Transformi to-do-urile critice în elemente de timp concret în calendar, utilizând tehnica time blocking.
- Elimini ce nu mai este relevant sau arhivezi ce a fost procesat.
Exemplu practic:
În lista de to-do vezi:
„Raport sumar rezultate Q3” — scadență joi, 10:00
Acțiune în timpul revizuirii:
- Deschizi calendarul și adaugi un interval Miercuri, 09:30–11:30, pentru „Redactare Raport Q3”.
- Marchezi to-do-ul din listă ca Rezolvat sau Procesat.
- Angajamentul tău există de acum exclusiv în calendar.
4) Engage: Trecerea la acțiune (Execuția)
În această ultimă etapă, nu mai negociezi cu tine, nu mai cauți inspirație și nu mai alegi ce să faci.
Deschizi calendarul și execuți sarcina conform planului stabilit.
Exemplu:
Miercuri, ora 09:30 → începe blocul de timp „Redactare Raport Q3”.
Deschizi documentul și lucrezi. După finalizare, trimiți raportul.
Sistemul elimină presiunea alegerii și reduce la zero efortul de reîncepere a planificării.
De ce funcționează acest sistem
- Este predictibil. Știi întotdeauna unde se află orice informație sau element de lucru.
- Reduce zgomotul mental. Creierul este eliberat de sarcina de a memora.
- Îți oferă control asupra fluxului de lucru, nu invers.
- Se susține singur și în zilele în care ești epuizat.
Acest sistem nu este despre a face mai multe lucruri, ci despre a te asigura că faci lucrurile potrivite, la momentul potrivit, fără să depui efort suplimentar pentru a-ți aminti ce ai de făcut.
Cum poți începe chiar astăzi
- Alege un singur loc de captură rapidă (o notiță pe telefon, o aplicație de to-do).
- Setează o scadență la fiecare element capturat (scadența reală sau „astăzi” pentru triere).
- Fă o revizuire de seară (10–15 minute) pentru a goli inbox-ul.
- Leagă to-do-urile critice de timp concret în calendar (adică, adaugă un bloc de timp pentru execuția lor).
După aproximativ două săptămâni de practică consecventă, acest workflow se va transforma într-un reflex natural.
